Política de tratamiento de datos

1.1. Normas aplicables

Esta política se expide en cumplimiento del artículo 15 de la Constitución Política, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) y las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

1.2. A quién aplica

Aplica a todos los datos personales que la Empresa trata en Colombia o desde Colombia, y obliga a la Empresa, a su equipo y a los proveedores que tratan datos por su cuenta.

2.1. "Firma" u "organización cliente"

La persona natural o jurídica que contrata los servicios de Mi PROCESO y registra en la Plataforma los procesos que vigila, junto con las personas que invita como miembros.

2.2. "Usuario"

Toda persona que tiene una cuenta en la Plataforma, sea miembro de una firma o del equipo de Mi PROCESO.

2.3. "Datos de los procesos"

Los datos de las partes, apoderados y terceros que figuran en los procesos que una firma registra: nombres, rol en el proceso, radicado, despacho, actuaciones, anotaciones, documentos, alarmas, notas, comentarios, tareas y lo que la Plataforma consulta en fuentes judiciales públicas sobre esos procesos.

2.4. "Proceso reservado"

El proceso que la firma marca como reservado, el que la fuente judicial muestra como privado y, para efectos de los correos y avisos de esta política, todo proceso de un despacho de la especialidad de familia o penal.

2.5. "Transmisión" y "transferencia"

Hay transmisión cuando la Empresa comunica datos a un Encargado para que los trate por su cuenta, dentro o fuera de Colombia. Hay transferencia cuando los envía a otro Responsable.

3.1. La Empresa como Responsable

La Empresa decide sobre el tratamiento, y responde por él, de estos datos:

• Los de los Usuarios: nombre, correo electrónico, foto de perfil si entra con su cuenta de Google, la firma a la que pertenece, su rol y su estado en ella, sus preferencias de correo, sus etiquetas y marcas propias sobre los procesos.
• La prueba de su autorización: la versión de los términos y de esta política que aceptó, la huella del texto aceptado y la fecha y hora en que lo hizo.
• Las invitaciones: el correo de la persona invitada y quién la invitó.
• Los de facturación de cada firma: a nombre de quién se factura (razón social o nombre, tipo y número de documento y dígito de verificación), el correo al que llegan el estado de cuenta y la factura, la dirección y el municipio fiscales y sus responsabilidades tributarias; el conteo diario de procesos y usuarios activos con el que se calcula el cobro, el estado de cuenta de cada mes y la factura electrónica con su representación en PDF. Cuando la firma es una persona natural, son datos personales suyos.
• Los registros de actividad: quién hizo qué y cuándo dentro de la firma (sin los valores de los datos), quién revisó cada proceso y cuándo, y cuándo el equipo de Mi PROCESO abrió la cola de revisión de la firma.
• Los registros de entrega de los correos que envía la Plataforma.
• Los del equipo de Mi PROCESO que entra a la consola: nombre, correo, rol y su actividad.
• Los de quien escribe a la Empresa por WhatsApp o por correo: nombre, número o correo y el contenido del mensaje.

3.2. La Empresa como Encargada de la firma

De los datos de los procesos, la Responsable es la firma que los registra: ella decide qué procesos vigilar, qué documentos subir y qué notas escribir. La Empresa los trata solo por cuenta de la firma, para prestarle el servicio contratado y según sus instrucciones, en los términos de la cláusula 5.12 de los Términos y Condiciones, que es el contrato de transmisión entre las dos.

La Empresa no usa esos datos para fines propios, no los vende, no los cruza entre firmas y no le revela a una firma si otra vigila el mismo radicado. Cada firma solo ve sus propios procesos.

4.1. Datos de los Usuarios

La Empresa trata los datos de los Usuarios para:

• Crear y administrar la cuenta, verificar la identidad al entrar y dar a cada persona los permisos de su rol en la firma.
• Prestar los servicios contratados: registro y seguimiento de procesos, actuaciones, alarmas, documentos y revisión diaria.
• Enviar por correo electrónico el resumen diario de los procesos con movimientos, que cada persona puede apagar en Preferencias; las alarmas que la firma programa, con una invitación de calendario (.ics), y las invitaciones a unirse a una firma.
• Prestar, en los planes que lo incluyan, el servicio de revisión por parte del equipo de dependientes de Mi PROCESO, y mostrarle a la firma el historial de revisiones de cada proceso y las notas que deja ese equipo.
• Proteger la Plataforma: detectar accesos automatizados o abusivos, investigar fallas e incidentes y llevar los registros de actividad.
• Atender solicitudes de soporte, cotizaciones y reclamos, facturar y cumplir obligaciones legales, contables y tributarias.
• Enviar información comercial de Mi PROCESO, solo a quien lo autorice de forma expresa y separada; esa autorización se puede retirar en cualquier momento.

4.2. Datos de los procesos

La Empresa trata los datos de los procesos con una sola finalidad: prestarle a la firma que los registró el servicio de vigilancia, organización y seguimiento de esos procesos. Eso incluye guardarlos y mostrarlos a los miembros de la firma, consultar fuentes judiciales públicas sobre ellos (sección 5), enviar los correos que la firma o sus miembros configuran y, si la firma lo contrata, permitir que el equipo de revisión de Mi PROCESO los lea mientras el servicio esté activo. El equipo de Mi PROCESO no abre los documentos que sube la firma.

4.3. Datos de facturación

La Empresa trata los datos de facturación de cada firma para calcular el cobro de cada mes, expedir la factura electrónica y reportarla a la DIAN, enviarle a la firma su estado de cuenta y su factura, y conservarlos el tiempo que exige la ley comercial (cláusula 9.1).

5.1. Qué consulta la Plataforma

Por cuenta de la firma, la Plataforma consulta en la Consulta de Procesos Nacional Unificada (CPNU) de la Rama Judicial los radicados que la firma registró, salvo que la firma apague esa consulta en un proceso. Lo hace cada noche y cuando un miembro pide "Consultar ahora". De cada proceso trae los datos del despacho, las actuaciones con sus anotaciones y las partes como rol y nombre. No lee números de identificación ni copia los documentos que publica la Rama.

5.2. Fundamento

La información de los procesos no sometidos a reserva que la Rama Judicial publica es de naturaleza pública, y su tratamiento no requiere autorización del titular (artículo 10, literal b, de la Ley 1581 de 2012). Aun así, la Empresa aplica todos los principios de la ley: la consulta se limita a los radicados que la firma registró y a la finalidad del numeral 4.2.

5.3. Procesos privados, de familia y penales

Cuando la Rama Judicial muestra un proceso como privado, la Plataforma lo marca como reservado, deja de consultarlo y borra las anotaciones y las partes que había traído de él, sin tocar lo que registró la firma. Si la Rama muestra privada solo alguna de sus instancias, la Plataforma lo marca como reservado y sigue consultando las públicas, de las que trae solo las actuaciones, sin las anotaciones ni los nombres de las partes. En los procesos de despachos de familia y penales, que suelen contener datos de niñas, niños y adolescentes o datos sensibles, la Plataforma trae solo las actuaciones, sin las anotaciones ni los nombres de las partes; si la firma necesita esos datos, los registra ella misma, como Responsable.

5.4. Exactitud de lo consultado

Lo que la Plataforma trae refleja lo que la Rama Judicial publica. Si la Rama retira una actuación, la Plataforma la marca como "Retirada por la fuente". Corregir el registro oficial corresponde al despacho judicial; corregir la ficha del proceso en la Plataforma corresponde a la firma.

6.1. Datos sensibles

La Empresa no pide datos sensibles a los Usuarios, y nadie está obligado a autorizar su tratamiento. Los procesos que registra una firma pueden contenerlos, por ejemplo en asuntos de salud, familia o penales. La Empresa los trata solo como Encargada y con acceso restringido a los miembros de la firma.

6.2. Niñas, niños y adolescentes

La Plataforma no está dirigida a menores de edad y no admite Usuarios menores de 18 años. Cuando los datos de un proceso se refieren a niñas, niños o adolescentes, la Empresa los trata solo para prestar el servicio a la firma, respetando su interés superior y sus derechos fundamentales (artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y artículo 12 del Decreto 1377 de 2013). La firma se compromete a no registrar ni subir más datos de menores de los que necesita para el proceso.

6.3. Correos y avisos de procesos reservados

El correo electrónico sale de la Plataforma y queda en buzones que la Empresa no controla. Por eso, en el resumen diario, en los correos de las alarmas y en las invitaciones de calendario de un proceso reservado (numeral 2.4) solo aparecen el radicado y el despacho, nunca los nombres de las partes. Esos datos se ven únicamente dentro de la Plataforma. Las invitaciones de calendario de cualquier proceso llevan el tipo de alarma, el radicado y el enlace, nunca el título ni las notas de la alarma.

7.1. Usuarios

Antes de usar la Plataforma, cada Usuario lee y acepta los Términos y Condiciones y esta política. La Plataforma guarda como prueba la versión aceptada, la huella del texto y la fecha y hora. Si se publica una versión nueva de cualquiera de los dos textos, la Plataforma vuelve a pedir la aceptación antes de continuar.

7.2. Datos de los procesos

La firma, como Responsable, garantiza que tiene una base legal para registrar los datos de sus procesos y, cuando haga falta, la autorización de los titulares. La autorización de un Usuario cubre sus propios datos, no los de las partes de sus procesos.

7.3. Contactos por WhatsApp o correo

Quien escribe a la Empresa autoriza, con esa conducta inequívoca, que se use su contacto y su mensaje para responderle y, si contrata, para prestarle el servicio.

8.1. Proveedores que tratan datos por cuenta de la Empresa

• Google LLC (Estados Unidos), con Google Cloud y Firebase: autenticación, base de datos, almacenamiento de documentos, funciones de servidor, tareas programadas, alojamiento, registros técnicos y monitoreo. Los datos se alojan en centros de datos de los Estados Unidos.
• Google LLC, con reCAPTCHA Enterprise (Firebase App Check): verifica que quien usa el portal sea una persona y no un programa automatizado, a partir de señales técnicas del navegador y del dispositivo. Google puede usar esas señales también para mantener y mejorar la seguridad de ese servicio, según sus propios términos.
• Resend (Estados Unidos): envío de los correos de la Plataforma, incluidos el resumen diario, las alarmas con su invitación de calendario y las invitaciones. Resend guarda el contenido de los correos y sus registros de entrega durante 30 días.
• OmniTech Software S.A.S. (Colombia): desarrollo, operación y soporte técnico de la Plataforma.

8.2. Condiciones

Cada transmisión se hace bajo un contrato que cumple el artículo 25 del Decreto 1377 de 2013: el proveedor trata los datos solo para las finalidades de esta política, con medidas de seguridad y confidencialidad. Los Estados Unidos están en la lista de países con nivel adecuado de protección de la SIC. La Empresa avisará en esta política antes de sumar un proveedor nuevo que trate datos personales.

8.3. Copias fuera del control de la Empresa

Un correo o una invitación de calendario ya entregados quedan en el buzón y en el calendario de quien los recibe. Si una persona elimina una alarma, la Plataforma envía la cancelación de la invitación, pero no puede borrar las copias que ya están en esos servicios.

8.4. Sin venta de datos

La Empresa no vende ni transfiere datos personales a terceros para fines propios de ellos. Solo los entrega a una autoridad cuando una norma o una orden lo exige.

9.1. Plazos

• Cuenta del Usuario: mientras esté activa. Cuando una firma retira a un miembro, se borran sus marcas, etiquetas y preferencias en esa firma.
• Procesos: mientras la firma los conserve. Uno enviado a la papelera se borra de forma definitiva a los 30 días, con sus actuaciones, alarmas, documentos, revisiones, notas, comentarios y tareas.
• Documentos: mientras exista el proceso. Uno eliminado pasa 30 días en la papelera; después de borrado, el proveedor de almacenamiento guarda una copia recuperable 7 días más y luego la elimina.
• Alarmas: mientras exista el proceso, salvo que una persona las elimine antes.
• Registros de cada consulta automática a fuentes judiciales: 90 días.
• Invitaciones: vencen a los 7 días; una vencida se borra 30 días después, y una aceptada o cancelada se borra de inmediato.
• Correos en el proveedor de envío: 30 días.
• Registros de actividad de la firma: dos (2) años.
• Prueba de la autorización de los Usuarios: mientras exista la cuenta y cinco (5) años más.
• Datos de facturación y contables, como exige la ley comercial: cada estado de cuenta, su factura y los conteos diarios de su mes, diez (10) años desde el fin de ese mes; los datos de a nombre de quién se factura, mientras dure el servicio y diez (10) años después de que termine.

9.2. Al terminar el servicio

Cuando termina el contrato con una firma, sus propietarios y administradores pueden consultar y exportar sus procesos hasta el día en que empieza la supresión. Dentro de los 30 días siguientes al fin del contrato, la Empresa suprime los datos de los procesos de esa firma, salvo que una norma la obligue a conservarlos. Las copias del proveedor de almacenamiento desaparecen 7 días después.

10.1. Sus derechos

Como titular, usted tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Pedir prueba de la autorización que otorgó.
• Saber qué uso se ha dado a sus datos.
• Revocar la autorización y pedir la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Acceder gratis a sus datos personales.
• Presentar quejas ante la SIC, después de haber agotado el trámite de consulta o reclamo ante la Empresa.

10.2. Cómo ejercerlos

Escriba a privacidad@miproceso.co, el canal que atiende las consultas y reclamos sobre datos personales. Indique su nombre y documento de identidad, lo que pide, el correo o la dirección para responderle y los documentos que quiera hacer valer. Si actúa por otra persona, acredite la representación.

10.3. Plazos de respuesta

• Consultas: se responden dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su recibo, prorrogables por cinco (5) días hábiles más, informando el motivo.
• Reclamos de corrección, actualización o supresión, o por incumplimiento: se responden dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su recibo, prorrogables por ocho (8) días hábiles más, informando el motivo. Si el reclamo está incompleto, se pedirá completarlo dentro de los cinco (5) días siguientes; si pasan dos (2) meses sin que se complete, se entenderá desistido. Mientras se tramita, el dato se marca como "reclamo en trámite".

10.4. Datos que figuran en los procesos de una firma

Si sus datos aparecen en un proceso que registró una firma, incluidos los que la Plataforma consultó en la Rama Judicial, la Responsable es esa firma y su solicitud debe dirigirse a ella. Si la recibe la Empresa, la trasladará a la firma dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes, se lo informará a usted y ejecutará lo que la firma decida. Corregir el registro oficial de la Rama corresponde al despacho judicial.

11.1. Medidas

La Empresa aplica medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos contra adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, entre ellas:

• Cada firma está separada de las demás, y el servidor verifica en cada operación que quien la pide sea miembro de la firma y tenga el rol que se requiere.
• Los documentos se guardan en almacenamiento privado; se suben y se descargan solo con enlaces temporales que emite el servidor.
• El equipo de Mi PROCESO entra por una consola separada, con cuentas individuales; solo lee los procesos de una firma mientras le presta el servicio de revisión, y esos accesos quedan registrados.
• Toda comunicación viaja cifrada y los datos se guardan cifrados por el proveedor de nube.
• El portal verifica que las peticiones vengan de la aplicación legítima y no de programas automatizados.

11.2. Incidentes de seguridad

Si ocurre un incidente que comprometa datos personales, la Empresa lo contendrá, informará sin demora a las firmas cuyos datos se vieron afectados, lo reportará a la SIC dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su detección y avisará a los titulares cuando el incidente pueda afectarlos.

12.1. Sitio miproceso.co

El sitio miproceso.co no usa cookies, no tiene formularios y no carga herramientas de analítica ni de publicidad.

12.2. Portal

El portal guarda en el navegador solo lo necesario para mantener la sesión abierta y para la verificación de seguridad del numeral 8.1. No usa cookies de analítica ni de publicidad.

13.1. Modificaciones

Cualquier modificación de esta política se publica en miproceso.co con una versión nueva. La Plataforma pide a cada Usuario aceptar la versión nueva antes de seguir usándola y, si se modifican las finalidades, se pide una autorización nueva.

13.2. Vigencia

Esta versión rige desde su publicación en miproceso.co. Las bases de datos se conservan durante los plazos de la sección 9.